Cada empresa logística té els seus procediments propis de preparació d’una comanda però hi ha una sèrie de passos bàsics a seguir per poder satisfer les necessitats del client. A part és molt important no deixar de costat la seguretat de la comanda i com preparar una comanda apuntar amb màxima eficàcia logística de el procés.
El procés de preparació de comandes té lloc una vegada han estat realitzats els processos de recepció, manipulació i ubicació. El primer pas és la classificació de les comandes depenent de la tipologia de producte. Així com la data de lliurament, la grandària, l’àrea de destinació de la comanda, la urgència i les indicacions especials que hagi fet el client.
Els passos a seguir a posteriori depenen de la capacitat tecnològica de l’empresa, la grandària de l’equip i la seva dedicació al procés.
Passos seguits per Tour-SA
- Rebre les comandes mitjançant els suports que s’han acordat prèviament amb el client, aquests poden ser a través de fax, un fitxer digital, etc.
- Reconèixer i ordenar les comandes rebudes a través del sistema informàtic de classificació de l’empresa.
- Preparar els documents relacionats amb el picking seguint els criteris que tingui el client intentant minimitzar el nombre de documents.
- Ús d’albarans de picking en unitats, és a dir, un document per enviament i també agrupats, un document per a diferents comandes d’un mateix client.
- Ordenar i lliurar els albarans al personal del magatzem que segons els criteris del client (urgència, volum de la comanda, disponibilitat d’horaris de recollida, prioritat, etc.).
- Realitzar les tasques d’extracció i preparació d’enviament de les comandes mitjançant els albarans de picking.
- Assignació a través del sistema de la situació física del producte/paquet en funció dels criteris que, s’han acordat a priori amb el client (poden ser first in first out, last in first out, per lots, etc.).
- Quan ja s’ha realitzat el picking, l’operador del magatzem accedeix al sistema informàtic de l’empresa. Busca el document del client a través de la lectura del codi de barres que té.
- Es llegeixen el codi o els codis de barres per identificar el producte, la quantitat d’unitats, les característiques, etcètera.
- Una vegada llegits, el sistema s’encarrega de verificar la informació que rep i donar continuïtat al procés. Si la informació no pot verificar-se es per al procés de preparació de la comanda. En molts casos pot ser que hi hagi un error i llavors l’operari no podrà continuar el procés fins que no s’arregli el problema.
- S’acaba el procés amb la impressió de l’albarà que serà per al client, així com les etiquetes d’expedició dels paquets, que facilitaran el procés d’enviament de la comanda.
Una vegada acabat el procés logístic de preparació de comandes l’empresa es dedica a fer els passos que vénen a posteriori. L’empaquetat del producte acostuma a venir després. Seguit de l’expedició que seria el pas final per acabar el procés sencer d’enviament de paquets.